Minto

Problematika klienta

Klient podniká v oboru cestovního ruchu, jejich hlavní náplní práce je poskytování stáží zahraničním studentům. Celé podnikání fungovalo především na mnoha sdílených tabulkách, šanonech s vytisknutými informacemi a telefonováním do potenciálních firem, které by mohly mít o pracovníky zájem. Nutné podotknout, že mnoho studentů má stáž dotovanou z Erasmu a jejich práce zde firmy nestojí ani korunu. Klient jim hlavně pomáhá najít pracovní příležitosti, které se jinak velice těžce hledají bez znalosti oficiálního jazyka.

Při vzájemné spolupráci jsme vytvořili řešení, které postupně nahradilo velkou část nepřehledné papírové byrokracie. Prvním krokem tedy bylo analyzovat procesy v organizaci a najít body, které nejvíce zatěžují operativu podniku.

‍

Doporučování firem

Zjistili jsme, že nejvíce času stráví při hledání vhodných pracovních míst. Hledání se hlavně dělo přes telefonní komunikaci, problém ale byl, že ve firmě nebyl žádný centralizovaný přehled, kdo komu volala s jakým výsledkem. Následně ve firmě panovala nejistota ohledně minulých hovorů a zda jejich výsledek byl pozitivní, negativní či neutrální.

V systému jsme implementovali funkcionalitu, díky které je možné zapisovat jednotlivé hovory. U hovorů je možné nastavit stav, se kterým hovor dopadl. Pokud byl hovor úspěšný, je následně možné osobu do firmy přiřadit jako stážistu. To byl ale pouze jeden kousek skládačky, se kterým jsme vytvořili centralizovanou bázi dat. Následně nás čekal úkol zefektivnit hledání pracovních míst. Pro druhou část jsme se rozhodli vytvořit algoritmus, který podle stavu hovoru a sentimentu textové zprávy vyhodnotí skóre hovoru a následně zvyšuje či snižuje dané firmě rating.

Tento rating je pak používán pro doporučování firem, které by s největší pravděpodobností mohly mít o daného stážistu zájem. Rating bere v potaz nejen již zmíněný scoring hovoru, ale i obor, o který má student zájem. Takže jsou doporučeny pouze firmy, které se zájmem studenta v oboru mají průnik. V algoritmu je zohledněna rovněž vzdálenost místa ubytování studenta a množství vyplněných informací o firmě včetně množství kontaktních bodů. Tento relativně jednoduchý algoritmus výrazně zrychlil dílčí část operativy klienta umísťování stážistů.

‍

Báze firem

Aby předchozí funkcionalita mohla dostatečně dobře fungovat, bylo třeba umožnit klientovi jednoduchou správu všech spolupracujících firem a jejich atributů. Vytvořili jsme tedy přehlednou bázi, která umožňuje zapsat všechny potřebné informace o subjektech včetně kontaktních údajů na jednotlivé zaměstnance.

V tabulce všech firem probíhá automatická funkce, která kontroluje, zda se některé údaje o firmě nezměnily a není třeba kontakt aktualizovat, aktualizace se stahují hlavně z Google databáze firem. To zaručuje práci nad aktuálními daty a jednodušší správu všech subjektů.

‍

Správa stáží

Hlavním bodem operativy celé firmy je příprava stáží. Stáže jsou nejen pro individuální studenty, ale pro skupiny. Skupiny jsou mnohokrát zaměřeny i na více oborů. Ve firmě bylo nutné implementovat systém, který bude obsahovat všechny informace o plánovaných, probíhajících a minulých stážích.

Jelikož každá stáž se je jedinečná, klient má možnost pomocí modulárních bloků vytvořit individualizovanou entitu, do které zadá všechny potřebné informace. Následně je vypočítáváno procento zhotovení, které signalizuje, jak se celou stáž daří připravit před příjezdem studentů. Pokud se to nedaří s dostatečným předstihem (ten je kalkulován podle průměru všech stáží za dané období), systém upozorní zaměstnance na problémovou stáž.

V průběhu našeho článku jsme se věnovali několika klíčovým aspektům systému, s nímž jsme klientovi pomohli optimalizovat jeho provoz. Avšak je důležité zdůraznit, že toto jsou pouze vybrané fragmenty z celého komplexního řešení. V praxi je systém mnohem rozsáhlejší a obsahuje řadu dalších funkcionalit, které usnadňují každodenní chod podniku a řeší specifické potřeby klienta. Pro hlubší pohled do celého řešení by bylo třeba se podrobněji věnovat každé jednotlivé části, což by však výrazně přesáhlo rámec tohoto článku.